北京工业大学教育基金会档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强北京工业大学教育基金会（以下简称基金会）的档案管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》、《会计档案管理办法》、《北京工业大学档案管理办法》等的规定，结合基金会的实际，制定本办法。

第二条 基金会办公室为文件档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。基金会会计档案由校财务处负责会计档案材料的整理、归档和保管工作。

指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，每年3月底按照《北京工业大学档案管理办法》进行整理统一造册，将长期保存的档案资料向北京工业大学档案馆归档。严防毁损、散失和泄密。短期保存资料及经常查阅的资料保存在相关部门。严防毁损、散失和泄密。

第三条 基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料。文书档案资料、项目档案资料须按年度分别立卷、分类成册。在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷统一归档。

第四条 文件往来需进行登记，承办要保证文件的系统完整，办理完毕后由专人保管待统一归档。项目档案要按照捐赠登记表的顺序归类整理，由专人保管。基金会建立《北京工业大学教育基金会归档案卷总目录》

第二章 归档范围及保管期限

第五条 文书档案的归档范围包括：上级机关印发、基金会制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。

第六条 文书档案的归档范围及保管期限具体包括：

1、上级部门下发的工作文件，保存期限长期。

2、基金会上报的工作计划、总结、报告、请示及批复，保存期限长期。

3、会议文件、纪要、记录、会议决定、领导讲话材料，保存期限长期。

4、规定、制度、办法、通报等，保存期限长期。

5、基金会审计报告、年检报告、预决算、统计报表、调查材料、经验介绍等，保存期限长期。

第七条 项目档案的归档范围及保管期限具体包括：

1、与基金会洽商捐赠事项的往来信函、信件，保存期限长期。

2、与基金会签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等，保存期限长期。

3、捐赠登记表、项目申报材料、执行材料、完成材料、评估材料，保存期限长期。

第三章 立卷要求

第八条 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第九条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

第十条 卷内文件材料应按顺序，依次编写页号。

第十一条 按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。

第十二条 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。

第四章 保管、移交和销毁

第十三条 应经常保持档案的卫生、整洁，做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到收实相符。

第十四条 档案不得借出、不得携带出境。项目档案的查阅、摘抄、复印等也须经秘书长批准，并办理登记手续；文书档案经办公室主任批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。

第十五条 查阅、摘抄、复印档案须由基金会档案管理人员陪同。

查阅、摘抄、复印人员应当做到:

1、严格遵守保密纪律；

2、不得擅自向他人传播档案内容；

3、不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料。

第十六条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十七条 档案移交必须填写《北京工业大学教育基金会档案移交清册》；销毁档案必须填写《北京工业大学教育基金会档案销毁清册》。认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由秘书长审批，办公室专人监交、监销。

第五章 附则

第十八条 本条例解释权在北京工业大学教育基金会。

第十九条 本条例经二〇一八年第五届理事会第六次会议审议通过。

北京工业大学教育基金会

2018年6月23日