北京工业大学基金会发票管理办法

发布时间:2018-11-10 19:18:58

北京工业大学基金会发票管理办法

一、总则

第一条为加强基金会发票的管理,依据《中华人民共和国发票管理办法》的规定,特制定本管理办法。

第二条基金会目前使用两种发票,一种是捐赠发票;一种是普通发票。本制度所阐述的发票管理,是指基金会对捐赠发票、普通发票购置、开具、结存、保管、查询、核销等事项的管理。

第三条基金会财务办公室负责发票的全面管理工作。财务办公室要设专人负责发票的购置、开具、保管、查询、核销等管理工作。不得向财政、税务机关以外的单位、个人购买发票;不得借用其他单位、个人的发票。

基金会的发票只限于基金会经营活动使用,任何部门和个人不得将基金会的发票出售、出借、转让他人使用;不得擅自委托他人保管;不得携带外出。

第四条空白发票要与财务印鉴分开保管。开具发票后方可加盖财务印鉴,不得将空白发票盖上财务印鉴备用。

二、捐赠发票的管理

第五条财务办公室出纳人员负责捐赠发票的购置、开具、保管、结存、查询、核销工作;负责建立《购置捐赠发票登记簿》和《开具捐赠发票登记簿》,并负责购置、开具捐赠发票登记簿的登记工作。

基金会财务主管要定期对捐赠发票的购置、开具、保管、结存情况进行核查,发现问题要及时向秘书长汇报。

第六条基金会只能向北京市财政局申请购置捐赠发票,不得向财政局以外的单位、个人购买捐赠发票,不得借用其他单位的捐赠发票。购置捐赠发票后,出纳人员要在设立的《购置捐赠发票登记簿》上进行登记后方可使用。

必须按顺序号使用捐赠发票,发票不得缺页、撕毁和拆本。开具捐赠发票后,出纳人员要在设立的《开具捐赠发票登记簿》上进行登记后,方可交予捐赠人或捐赠单位。

第七条基金会在接受捐赠时,出纳人员向捐赠人或捐赠单位开具北京市财政局印制的《北京市接收捐赠统一收据》,开具捐赠发票时要做到:

1、抬头处要填写捐赠单位名称,或个人名称;

2、发票各联必须采用复写的方式一次填开,各联次内容和金额要填写一致;

3、发票各栏目要全部、如实的填写,不得留有空栏目。不得隔行填写,不准留有空格,发生空格时,在空格处划一斜线注销(也称封闭线);

4、金额合计数的大、小写要一致,大写的金额合计数前用“(X)”符号

5、开具的发票应字迹清楚规范,不得潦草,内容完整真实,印章齐全;

6、开错发票时,应将其作废后重新开具。将开错的发票加盖“作废”戳记或在发票上注明“作废”字样,并将各联次贴在其存根联后一并完整保存保管,不得私自销毁。

第八条出纳人员每月要盘点一次,发现问题要及时向基金会财务主管汇报。

出纳人员不得将使用的发票摆放在桌面上。发票开具完毕,应立即收入安全处存放,防止丢失。

第九条财务办公室负责接待外部对捐赠发票的查询工作。外部查询人员须提交单位介绍信或个人查询申请书,经财务主管审核批准后出纳人员方可予以接待,并收托和保存查询信件。出纳人员必须现场陪查,不允许查询人员自行查询,不允许查询人员将捐赠发票带离现场。

第十条捐赠方丢失发票要求补开的,出纳人员不得为捐赠人或捐赠单位补开捐赠发票。特殊情况,经秘书长签字同意后,可根据捐赠方提供的该单位公章的证明函件(捐赠单位、捐赠时间、捐赠金额、捐赠项目),查找出原捐赠发票存根进行复印,并在复印件上写明“本捐赠发票为我单位开具,再次复印无效”,在发票复印件上加盖基金会的财务专用章后提供给捐赠方。

第十一条本基金会的捐赠发票只限于本基金会经营活动使用,任何人不得将本基金会的捐赠发票转让、出售、出借给其他单位或个人使用;不得为任何单位或个人代开捐赠发票;任何人不得私自销毁、涂改捐赠发票;任何人不得委托他人保管捐赠发票;任何人不得将捐赠发票携带外出;任何人不得将捐赠票据与其他票据互相替代。

第十二条捐赠发票使用完毕,应按照北京市财政局的要求认真填写相关资料,按顺序清理捐赠发票存根,并按照国家统一的财务会计制度规定妥善保管。发票存根联的保存年限,按《中华人民共和国发票管理办法》规定为五年,保存期满后,财务办公室报基金会备案后,报经财政局(税务机关)查验后销毁。

三、普通发票的管理

第十三条普通发票,是指基金会使用的增值税普通发票。财务办公室出纳人员负责普通发票的购置、开具、保管、结存、查询、核销工作;负责建立《购置普通发票登记簿》和《开具普通发票登记簿》,并负责购置、开具普通发票登记簿的登记工作。

基金会财务主管定期要对普通发票的购置、开具、保管、结存情况进行核查,发现问题要及时向秘书长汇报。

第十四条财务办公室出纳人员负责到当地的税务机关办理普通发票的审批手续,按照税务机关批准的规定办理。不得向税务局以外的单位、个人购买普通发票,不得借用其他单位的普通发票。

购置普通发票后,出纳人员要在设立的《购置普通发票登记簿》上进行登记后方可使用。

第十五条必须按普通发票的顺序号使用普通发票,发票不得缺页、撕毁和拆开使用。开具普通发票后,出纳人员要在设立的《开具普通发票登记簿》上进行登记后,方可交予付款人。

第十六条除捐赠业务外,基金会发生的其他业务收款均开具普通发票。普通发票的开具要根据税务机关对增值税发票的要求开具。

第十七条付款方丢失发票要求补开的,出纳人员不得为其补开发票。特殊情况,经秘书长签字同意后,可根据付款方提供的盖单位公章的证明函件(付款单位、付款时间、付款金额、付款内容),查找出原发票存根进行复印,并在复印件上写明“本发票为我单位开具,再次复印无效”,在发票复印件上加盖基金会的财务专用章后提供给付款方。

第十八条普通发票的使用、保管、查询等工作,均按本制度第八条、九条、十一条的规定执行。

第十九条普通发票存根联的保存年限,按《中华人民共和国发票管理办法》规定为五年,保存期满后,财务办公室报基金会备案后,报经税务机关查验后销毁。

四、法律责任

第二十条基金会所属部门、员工,凡发生下列情况之一的,基金会责令其立即停止违法、违规活动,并根据情节轻重给予行政处分、经济处罚;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

1、买卖发票,将发票出售、出借、转让;

2、未按财政局规定购置、开具和管理发票的;

3、未按税务机关规定购置、开具和管理发票的;

4、将空白发票事先盖章备用的;

5、外出携带空白发票的。

第二十一条上述违规发生的经济处罚款,上交门店财务办公室。

五、附则

第二十二条本制度的解释权在基金会财务办公室。

第二十三条本办法经二〇一八年第五届理事会第六次会议审议通过。




北京工业大学教育基金会

2018年6月23日